Buenas prácticas en la modernización de empresas y administraciones públicas. Caso 1 El Ayuntamiento taifa.
¿No os pasa que hay unos días en los que hay un tema recurrente que va surgiendo en varias ocasiones?
Por un lado Fernado Egido de Caja Navarra (@fegido) comentaba vía twitter temas como los horarios como máximos y el cumplimiento del horario frente a la productividad y preguntaba que hacer con esa parte de equipo cuya prioridad es estar en su puesto de trabajo “de tal a tal hora”. Consiguiendo como respuesta un par de propuestas interesantes, pero inviables y seguro tentadoras del tipo “desterrarlos a siberia”
Por otro lado César Calderón (a.k.a. Netoratón) ayer publicaba en su blog un interesante articulo índice y resumen sobre la Ley de Acceso Electrónico a Servicios Públicos que por argumentar tesis similares al nuestro de Administración Electrónica, generó algo de conversación mutua que termino con un comentario de César en nuestro post, comentando muy acertadamente que además de la dotación económica, otro de los problemas es de formación y sensibilización de los funcionarios públicos que son quienes tienen que llevarla a cabo.
Así que sin pretender ser maestro de nadie, pero con la voluntad y ánimo de compartir que caracteriza a esta nuestra web social, inicio un par de artículos con sendas experiencias de éxito y lo que solemos llamar “buenas prácticas” que conozco (una propia y la otra ajena, pero conocida de primera mano) sobre temas de modernización en entidades.
Caso 1. La modernización de gran Administración Local anclada en el trabajo con pluma de tinta y manguitos.
La situación inicial.
Se trata de un Ayuntamiento grande “de una Ciudad pequeña” (re-léase para ver que no hay contrasentido) que según definen sus responsables esta anclado en procesos antiguos y tradicionales y cada departamento es un “reino de taifas” aislado y bajo en mandato de su correspondiente rey.
Puesta solución por parte de los responsables a la estanqueidad departamental y la política de los reyes y cito textualmente de “si metes la mano en mis asuntos y dominios te la corto”, quedaba acometer el tema de los procesos, procedimientos y modernización del trabajo y de la mentalidad de los trabajadores (a.k.a. funcionarios).
Las actuaciones concretas.
En las primeras fases del plan, el planteamiento estratégico para acometer el cambio dentro de un plan de modernización global y mucho mas ambicioso (a varios años) y financiado, consta de empezar internamente por sus propios empleados. Esta acción se basó en dos acciones muy concretas.
1. Crear una comisión de modernización formada por una persona voluntaria de cada departamento para que sin cortapisas dentro de la comisión aportara su visión y la de sus compañeros de departamento. La pertenencia a esta comisión no era un añadido a su trabajo sino que entendido como parte de tal. Se le reducían sus anteriores labores dándole horas y tiempo para participar en la comisión y contratando un refuerzo por cada departamento para cubrir este trabajo. De esta forma se convierte ese empleado en dos cosas, portavoz de las ideas y opiniones de su departamento en el proyecto y evangelizador del proyecto en el que esta inmerso de cara a sus compañeros de departamento.
2. Plantear una potente campaña publicitaria y de comunicación interna con dos líneas.
Una línea de folletos publicitarios (no corporativos ni en compañés, sino puramente publicitarios como si fueran para una campaña externa) creativos. Del tipo “manual gráfico” similares a los muy conocidos del papel higiénico del wc, con sus viñetas y además parodiando el eslogan de una conocida campaña publicitaria. Comparando por ejemplo el procedimiento de buscar para consultar un informe en analógico y digital, tanto en acciones como en tiempo. Animando a que una vez realizado el esfuerzo de aprender las nuevas habilidades les vas a sacar mucho rendimiento.
- Analógico:
1- Buscar el numero de informe (1 min).
2- Bajar escaleras al archivo (3 min).
3- Buscar en archivador y caja en el archivo, sacarlo, revisarlo y hacer fotocopia de las partes que necesitamos (10 min).
4- Guardarlo de nuevo (1 min).
5- Subir escaleras (3 min).
6- Adjuntar las fotocopias en el nuevo expediente donde serán necesarios los datos. (2 min). - Digital:
1- No tener que levantarse de la mesa y hacerlo todo desde el ordenador en 5 minutos cuando el jefe (o el jefe de tu jefe) te lo ha pedido urgente. ¡No tiene precio!
La otra línea constaba de una actuación de los componentes de la comisión. Dedicando un tiempo a tener una charla y explicar con el apoyo de los folletos y otros materiales a todos y cada uno de sus compañeros, mesa por mesa (cada miembro de la comisión a un departamento que no sea el suyo) durante 30 a 45 min, resolver las dudas y recoger feedback.
Lo que supone pensando en compañés de 30 a 45 min (multiplicado por 2) de segura inactividad laboral productiva, por cada uno de los empleados de la entidad.
Conclusiones.
Algunas conclusiones que se pueden extraer de esta “buena práctica”:
- Si el respaldo económico es necesario, más aun lo es el respaldo institucional sin reservas y la firme convicción de llevar el proyecto adelante.
- Uso de la creatividad, la utilizamos, queremos, deseamos o perseguimos en nuestra comunicación externa, campañas publicitarias y marketing y sin embargo en la comunicación interna seguimos pensado en compañés. Lanzo una pregunta al aire. ¿Porque una campaña interna de comunicación no podría plantearse como un viral? Ahí queda…
- Repetimos en marketing una y mil veces que hay que escuchar al cliente, el feedback y la conversación entonces deberíamos hacer lo mismo con nuestros “clientes internos” y no imponer. Sino desde esa firme voluntad de modernizar, articular elementos de participación, conversación y feedback.
En breve el segundo caso.
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Que alucinante esa foto de ese reloj tan loco e interminable!
Gracias!